"Work Smarter, Not Harder: Time Management for Personal & Professional Productivity" - Coursera. Đây là một khóa học giúp mình hiểu rõ hơn về cách quản lý thời gian hiệu quả, đặc biệt là khi xử lý các công việc giao tiếp hàng ngày như email, tin nhắn, và các cuộc gọi.
Bài viết này là một phần trong chuỗi chia sẻ kiến thức mình rút ra từ khóa học.
"To do two things at once is to do neither." - Publilius Syrus
Bạn có bao giờ tự hỏi mình có phải là người giỏi đa nhiệm không? Có lẽ là không. Bạn cần trực tiếp trải nghiệm để nhận ra điều gì thực sự xảy ra khi chúng ta nhảy từ công việc này sang công việc khác.
Giả sử bạn đang làm việc chăm chỉ tại văn phòng, đột nhiên quản lý của bạn bước vào và yêu cầu bạn thực hiện một nhiệm vụ mới. Phản ứng tự nhiên có thể là: "Không, tôi cần hoàn thành công việc hiện tại trước, anh đang làm tôi mất hiệu suất!" Nhưng thực tế, đây có thể không phải là phản ứng khôn ngoan. Thay vì từ chối thẳng thừng, bạn cần chuẩn bị cho nhiệm vụ mới bằng cách thực hiện quá trình chuyển tiếp hiệu quả (effective transition). Ví dụ, hãy ghi chú lại vị trí mà bạn đã dừng lại trong nhiệm vụ cũ và các hướng dẫn để tiếp tục sau này. Nếu bạn đang viết dở một tài liệu, hãy để lại ghi chú trên đầu trang hoặc trên bàn làm việc, giúp bạn nhớ lại ngay khi quay trở lại.
Chuyển đổi từ công việc này sang công việc khác không chỉ mất thời gian, mà còn khiến bạn mất tập trung. Khoảng thời gian bị mất này gọi là chi phí chuyển đổi (switching cost). Càng chuyển đổi nhiều, bạn càng mất thêm thời gian và năng lượng.
Chuyển đổi công việc cũng tạo ra một vấn đề khác gọi là dư âm chú ý (attention residue). Bạn có thể nghĩ rằng sự chú ý của mình dễ dàng trôi chảy từ công việc này sang công việc khác, nhưng Sophie Leroy, một giáo sư kinh doanh tại Đại học Minnesota, lại có một quan điểm khác. Và bà có bằng chứng để chứng minh điều đó. Trong một loạt nghiên cứu vào năm 2009, Leroy phát hiện rằng sự chú ý của bạn không hoạt động như dòng nước, mà giống như mật ong - chảy chậm và dính lại. Ngay cả khi bạn chuyển sang công việc mới, một phần chú ý vẫn dính lại ở công việc trước đó.
Attention residue đặc biệt nặng nề khi bạn không hoàn thành công việc cũ trước khi chuyển sang công việc mới. Thậm chí khi bạn hoàn thành công việc đầu tiên, sự phân tán của chú ý vẫn còn đó.
Trong nghiên cứu của Leroy, tác động của dư âm chú ý đến năng suất làm việc là rất tiêu cực:
"Những người trải qua dư âm chú ý sau khi chuyển đổi công việc có xu hướng thực hiện kém hơn ở công việc tiếp theo. Dư âm càng nặng, hiệu suất càng giảm." (Leroy, 2009)
Vì vậy, khi có cơ hội, hãy cố gắng tập trung vào một việc tại một thời điểm. Khi viết, chỉ viết thôi. Khi nói chuyện điện thoại, hãy quay lưng lại với máy tính và chỉ tập trung vào cuộc trò chuyện. Kết quả là, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, ít bị phân tâm hơn, và mắc ít sai lầm hơn.
Thay vì cố gắng đa nhiệm, hãy học cách sắp xếp ưu tiên (prioritizing tasks) và làm từng việc một cách trọn vẹn. Khi có việc mới xen vào, hãy tạm dừng công việc cũ một cách có tổ chức, ghi chú lại và tiếp tục vào lúc thích hợp. Điều này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn giảm thiểu chi phí chuyển đổi (switching cost) và dư âm chú ý (attention residue), từ đó nâng cao chất lượng công việc và tinh thần của bạn.
Thanks for reading Victor’s Archive! Subscribe for free to receive new posts and support my work.
